Ang usa ka amo kinahanglan magtipig og mga rekord sa iyang mga empleyado, ug sa samang higayon mahimo lamang nga iproseso ang personal nga datos nga gikinahanglan alang sa relasyon sa panarbaho. Kining duha ka obligasyon magkita sa personnel file, ug ang praktikal nga pangutana kanunay nga parehas: unsa ang mahimong iapil, unsa ang dili, ug unsa ka dugay kini magpabilin didto.
Unsa ang mahimong tipigan
Ang datos nga gikinahanglan alang sa pagtuman sa kontrata sa pagpanarbaho ug alang sa pagtuman sa mga obligasyon sa balaod: mga detalye sa ngalan ug adres, petsa sa pagkatawo, numero sa serbisyo sa lungsuranon, usa ka kopya sa dokumento sa identidad nga napamatud-an sa pagsugod sa pagpanarbaho, ang kontrata ug ang mga pag-usab niini, datos sa sweldo ug payroll, mga pagtimbang-timbang ug mga sulat bahin sa performance, mga rekord sa pagbansay, mga petsa sa pag-absent, ug mga rekord nga may kalabotan sa mga pasidaan o mga butang nga may kalabotan sa disiplina.
Ang numero sa serbisyo sa lungsuranon ug ang kopya sa dokumento sa identidad naa sa file tungod kay gikinahanglan kini sa balaod sa buhis ug social security; ang parehas nga kinahanglanon mao ang naghimo niini nga legal. Dili gitugotan ang pagpangayo og kopya sa dokumento sa identidad alang sa bisan unsang ubang katuyoan.
Unsa ang dili mahimong tipigan
Ang datos sa panglawas mao ang pangunang lit-ag. Kung ang usa ka empleyado moreport nga masakiton, ang amo mahimong magrekord nga ang empleyado wala motrabaho, gikan sa unsang petsa, ug unsa ang gilauman nga gidugayon, uban sa kung unsa ang mahimo ug dili mahimo sa empleyado sa trabaho ug bisan unsang mga pag-adjust nga gikinahanglan. Ang amo dili mahimong magrekord sa kinaiya sa sakit, ang diagnosis, ang pagtambal o ang tambal, bisan kung ang empleyado boluntaryo nga mohatag niini. Kana nga impormasyon iya sa doktor sa kompanya, kansang file lahi ug wala’y access ang amo.
Dili usab angay ang mga datos bahin sa relihiyon, opinyon sa politika, pagkamiyembro sa unyon sa pamuo, etnikong gigikanan ug oryentasyong sekswal, gawas kung adunay espesipikong eksepsiyon nga magamit sa balaod; mga nota bahin sa pribadong kinabuhi sa usa ka empleyado nga walay kalabotan sa trabaho; ug wala’y istruktura nga personal nga mga impresyon nga natala sa mga manedyer, nga adunay katungod nga makita sa mga empleyado ug nga lahi kaayo ang pagkabasa sa usa ka panaglalis kaysa sa kung kini gisulat.
Unsa ka dugay mahimong tipigan ang datos?
Ang GDPR walay gitakdang pihong mga panahon; ang lagda mao nga ang datos dili mahimong tipigan og mas dugay kay sa gikinahanglan. Sa praktis, duha ka linya ang gigamit: kadaghanan sa datos sa mga personahe gikuha sulod sa mga duha ka tuig human sa pagtapos sa trabaho, samtang ang datos nga gikinahanglan alang sa katuyoan sa buhis – mga rekord sa payroll, kopya sa dokumento sa identidad, ang pahayag sa buhis sa sweldo – gitipigan sulod sa pito ka tuig, tungod kay gikinahanglan kini sa awtoridad sa buhis.
Ang mga aplikasyon gikan sa mga kandidato nga wala ma-hire kasagaran wagtangon sulod sa upat ka semana, o hangtod sa usa ka tuig uban ang pagtugot sa kandidato. Ang iskedyul sa pagpabilin sa mga aplikante nga nagtakda niini nga mga panahon matag kategorya, ug aktuwal nga gigamit, mao ang naghimo sa pagsunod gikan sa usa ka pangandoy nga mahimong ebidensya.
Ang mga katungod sa empleyado
Ang mga empleyado adunay katungod nga makita ang ilang file, nga makorehian ang dili tukma nga datos, ug sa gitakdang mga kahimtang nga mapapas ang datos. Ang hangyo alang sa pag-access usa ka katungod, dili usa ka buhat sa pagdumot, ug kinahanglan kini tubagon sulod sa usa ka bulan. Sa praktis, kini nga mga hangyo kanunay nga moabut sa sinugdanan sa usa ka panaglalis, nga usa ka maayong rason sa pagtipig sa mga file nga mahimong ipakita nga walay kaulaw.
Praktikal nga checklist
Pagtipig og usa ka file kada empleyado nga adunay gitakdang istruktura, aron klaro kung unsa ang naa niini. Limitahi ang pag-access sa mga nanginahanglan niini, ug i-log kung kinsa ang adunay access. Itipig ang datos sa sakit uban sa doktor sa kompanya ug dili iapil sa personnel file. I-apply ang retention periods sa usa ka gitakdang petsa matag tuig imbes nga matag kaso. Ug irekord ang tanan niini sa processing register, nga mao ang unang dokumento nga pangayoon sa usa ka supervisory authority.
Tambag
Among gisusi ang mga pamaagi sa personnel file, mga draft retention schedule, ug mga pribasiya para sa mga empleyado, ug among gitambagan kung asa moabot ang access request sa tunga-tunga sa usa ka panaglalis. Palihug kontaka kami. Law & More; ang among mga abogado sa trabaho ug pribasiya nagtinabangay niining mga pangutanaha.
