Mga file sa kawani: hangtod kanus-a nimo matipigan ang datos?

Mga file sa kawani: hangtod kanus-a nimo matipigan ang datos?

Giproseso sa mga employer ang daghang datos sa ilang mga empleyado sa paglabay sa panahon. Ang tanan nga kini nga datos gitipigan sa usa ka file sa kawani. Kini nga payl adunay importante nga personal nga datos ug, tungod niini, gikinahanglan nga kini himoon nga luwas ug husto. Unsa ka dugay gitugotan ang mga amo (o, sa pipila ka mga kaso, gikinahanglan) sa pagtipig niini nga datos? Niini nga blog, mahimo nimong mabasa ang dugang bahin sa ligal nga panahon sa pagpadayon sa mga file sa kawani ug kung giunsa kini atubangon.

Unsa ang usa ka personnel file?

Sama sa nahisgutan sa ibabaw, ang usa ka amo kanunay kinahanglan nga mag-atubang sa datos sa kawani sa mga empleyado niini. Kini nga datos kinahanglan nga husto nga gitipigan ug dayon laglagon. Gihimo kini pinaagi sa usa ka file sa kawani. Naglakip kini sa mga detalye sa ngalan ug adres sa (mga) empleyado, kontrata sa pagpanarbaho, mga taho sa pasundayag, ug uban pa. Kini nga mga datos kinahanglan nga motuman sa mga kinahanglanon nga nagsunod sa mga regulasyon sa AVG, ug kinahanglan nga tipigan sa usa ka piho nga yugto sa panahon.

(Kung gusto nimo mahibal-an kung ang imong file sa kawani nakab-ot ba ang mga kinahanglanon sa AVG, tan-awa ang among file sa kawani nga AVG checklist dinhi)

Pagpabilin sa datos sa empleyado

Ang AVG wala maghatag ug espesipikong mga panahon sa pagpabilin alang sa personal nga datos. Walay prangka nga tubag sa retention period sa usa ka personnel file, kay naglangkob kini sa lain-laing klase sa (personal) nga datos. Ang usa ka lahi nga panahon sa pagpadayon magamit sa matag kategorya sa datos. Makaapektar usab kini kung ang tawo usa pa ka empleyado, o mibiya sa trabaho.

Mga kategoriya sa mga panahon sa pagpabilin

Sama sa gipahayag sa ibabaw, adunay lain-laing mga panahon sa pagpabilin nga may kalabutan sa pagpabilin sa personal nga datos sa usa ka personnel file. Adunay duha ka kriterya nga ikonsiderar, nga mao kung ang usa ka empleyado nagtrabaho pa, o mibiya sa trabaho. Ang mosunud nagpakita kung kanus-a kinahanglan nga gub-on ang pipila nga datos, o ipadayon.

Kasamtangang file sa kawani

Walay gitakdang mga panahon sa pagpabilin nga gitakda para sa datos nga anaa sa kasamtangang file sa personnel sa usa ka empleyado nga nagtrabaho pa. Ang AVG nagpahamtang lamang ug obligasyon sa mga amo nga tipigan ang mga file sa personnel nga 'upto sa petsa'. Kini nagpasabot nga ang amo mismo obligado nga magtakda og deadline alang sa periodic review sa personnel files ug pagguba sa outdated data.

Mga detalye sa aplikasyon

Ang datos sa aplikasyon nga may kalabutan sa usa ka aplikante nga wala gisuholan kinahanglan nga gub-on sulod sa labing taas nga 4 ka semana pagkahuman sa pamaagi sa aplikasyon. Ang mga datos sama sa usa ka panukmod o sulat sa aplikasyon, CV, pahayag sa pamatasan, mga sulat sa aplikante nahulog sa ilawom sa kini nga kategorya. Uban sa pagtugot sa aplikante, posible nga tipigan ang datos sulod sa mga 1 ka tuig.

Proseso sa reintegrasyon

Kung ang usa ka empleyado nakakompleto sa proseso sa reintegration ug mibalik sa iyang trabaho, ang maximum retention period nga 2 ka tuig human makompleto ang reintegration magamit. Adunay usa ka eksepsiyon niini kung ang amo mao ang self-insurer. Sa kana nga sitwasyon, usa ka panahon sa pagpabilin nga 5 ka tuig ang magamit.

Maximum nga 2 ka tuig human sa pagtapos sa trabaho

Pagkahuman sa usa ka empleyado nga mobiya sa trabaho, ang kadaghanan sa (personal) nga datos sa file sa mga kawani gipailalom sa usa ka panahon sa pagpadayon hangtod sa 2 ka tuig.

Kini nga kategorya adunay:

  • Mga kontrata sa pagpanarbaho ug mga pagbag-o niini;
  • Mga sulat may kalabotan sa pag-resign;
  • Mga taho sa mga pagtasa ug pagrepaso sa pasundayag;
  • Korespondensya nga may kalabotan sa promosyon/demotion;
  • Korespondensya sa sakit gikan sa UWV ug doktor sa kompanya;
  • Mga taho nga may kalabutan sa Gatekeeper Improvement Act;
  • Mga Kasabutan sa pagkamiyembro sa Works Council;
  • Kopya sa sertipiko.

Labing menos 5 ka tuig pagkahuman sa trabaho

Ang pila ka datos sa file sa mga kawani gipailalom sa 5 ka tuig nga panahon sa pagpadayon. Busa ang amo obligado nga tipigan kini nga mga datos sulod sa 5 ka tuig human ang empleyado mobiya sa trabaho. Mao kini ang mosunod nga datos:

  • Mga pahayag sa buhis sa payroll;
  • Kopya sa dokumento sa pag-ila sa empleyado;
  • Data sa etnisidad ug gigikanan;
  • Mga datos nga may kalabutan sa mga buhis sa payroll.

Kini nga mga datos kinahanglan nga tipigan sulod sa labing menos lima ka tuig, bisan kung kini gipulihan sa bag-ong mga pahayag sa file sa personnel.

Labing menos 7 ka tuig pagkahuman sa trabaho

Sunod, ang amo may gitawag usab nga 'tax retention obligation'. Kini nag-obligar sa amo nga tipigan ang tanang batakang mga rekord sulod sa 7 ka tuig. Mao nga naglakip kini sa batakang datos, mga garnish sa sweldo, mga rekord sa payroll ug mga kasabutan sa suweldo.

Na-expire na ang retention period?

Kung ang labing taas nga panahon sa pagpabilin sa datos gikan sa usa ka file sa kawani natapos na, ang tag-iya mahimong dili na mogamit sa datos. Kini nga datos kinahanglan nga malaglag.

Sa diha nga ang usa ka minimum nga panahon sa pagpabilin natapos na, ang amo aron gub-a kini nga datos. Ang usa ka eksepsiyon magamit kung ang usa ka minimum nga panahon sa pagpadayon natapos na ug ang empleyado nangayo sa pagguba sa datos.

Aduna ka bay mga pangutana mahitungod sa mga panahon sa pagpabilin sa file sa kawani o mga panahon sa pagpabilin alang sa ubang mga datos? Kon mao, palihog kontaka kami. Amua mga abogado sa panarbaho malipay sa pagtabang kanimo!

Law & More