Isip usa ka amo, importante nga tipigan sa hustong paagi ang datos sa imong mga empleyado. Sa pagbuhat niini, obligado ka sa pagtipig sa mga rekord sa mga kawani sa personal nga datos sa mga empleyado. Kung gitipigan ang ingon nga datos, kinahanglan nga tagdon ang Privacy Act General Data Protection Regulation (AVG) ug ang Implementation Act General Data Protection Regulation (UAVG). Ang AVG nagpahamtang ug mga obligasyon sa amo kalabot sa pagproseso sa personal nga datos. Pinaagi niini nga checklist, mahibal-an nimo kung ang imong mga file sa kawani nagsunod sa mga kinahanglanon.
- Unsa nga datos ang mahimong maproseso sa usa ka file sa kawani?
Ang nag-unang lagda nga gisunod mao nga ang mga datos lamang nga gikinahanglan alang sa katuyoan sa file sa mga personahe ang mahimong ilakip: ang husto nga paghimo sa kontrata sa pagpanarbaho uban sa empleyado.
Sa bisan unsang kaso, ang 'ordinaryo' nga personal nga datos tipigan sama sa:
- Ngalan;
- Address;
- Petsa sa pagkatawo;
- Kopya sa pasaporte/identity card;
- Numero sa BSN
- Gipirmahan nga kontrata sa pagpanarbaho lakip ang mga termino ug kondisyon sa pagpanarbaho ug mga annexes;
- Data sa pasundayag ug kalamboan sa empleyado, sama sa mga taho sa pagtasa.
Mahimong pilion sa mga employer nga palapdan ang file sa mga kawani aron maapil ang ubang mga datos sama sa personal nga mga nota sa amo, usa ka rekord sa absenteeism, mga reklamo, mga pasidaan, mga rekord sa mga interbyu ug uban pa.
Isip usa ka amo, importante nga i-update kini nga datos kanunay aron mapadayon ang pagkahusto ug pagkatukma kalabot sa legal nga mga panahon sa pagpabilin.
- Kanus-a maproseso ang 'ordinaryo' nga personal nga datos sa file sa mga kawani?
Kinahanglang tagdon sa usa ka amo kung kanus-a ug unsa nga 'ordinaryo' nga personal nga datos ang mahimong tipigan sa file sa mga kawani. Ubos sa Artikulo 6 AVG, ang mga amo mahimong magtipig sa 'ordinaryo' nga personal nga datos sa file sa mga kawani pinaagi sa 6 ka rason. Kini nga mga hinungdan naglakip sa:
- Ang empleyado naghatag pagtugot sa pagproseso;
- Ang pagproseso gikinahanglan alang sa pagpatuman sa kasabutan sa empleyado (trabaho);
- Ang pagproseso gikinahanglan tungod sa legal nga obligasyon nga anaa sa amo (sama sa pagbayad ug buhis ug kontribusyon);
- Ang pagproseso gikinahanglan aron mapanalipdan ang mahinungdanong mga interes sa empleyado o laing natural nga tawo (usa ka pananglitan ang nagdula kung ang grabe nga kakuyaw hapit na apan ang empleyado dili makahimo sa paghatag pagtugot);
- Gikinahanglan ang pagproseso alang sa interes sa publiko/kahusay sa publiko;
- Gikinahanglan ang pagproseso aron matagbaw ang mga lehitimong interes sa amo o ikatulo nga partido (gawas kung ang interes sa empleyado mas labaw sa lehitimong interes sa amo).
- Unsa nga datos ang dili kinahanglan iproseso sa usa ka file sa kawani?
Gawas sa 'normal' nga datos nga gilakip sa file, adunay usab mga datos nga (kasagaran) dili kinahanglan iapil tungod kay kini labi ka sensitibo sa kinaiyahan. Kini ang 'espesyal' nga datos ug naglakip sa:
- Mga pagtuo;
- Sekswal nga orientasyon;
- Lahi o etnisidad;
- Medikal nga datos (lakip kung gihatag nga boluntaryo sa empleyado).
Ang 'espesyal' nga datos mahimong tipigan lang ubos sa AVG sa 10 ka eksepsiyon. Ang nag-unang 3 nga mga eksepsiyon mao ang mosunod:
- Ang empleyado naghatag ug klaro nga pagtugot sa pagproseso;
- Giproseso nimo ang personal nga datos nga gituyo nga gibutyag sa empleyado mismo;
- Ang pagproseso gikinahanglan alang sa usa ka nag-una nga interes sa publiko (usa ka Dutch nga ligal nga basehan ang gikinahanglan aron magamit kini).
- Mga lakang sa seguridad sa file sa mga kawani
Kinsa ang gitugotan nga makakita sa file sa mga kawani?
Ang file sa mga personahe mahimong tan-awon lamang sa mga tawo nga gikinahanglan ang pag-access aron mahimo ang trabaho. Kini nga mga tawo naglakip, pananglitan, ang amo ug mga empleyado sa departamento sa HR. Ang empleyado mismo adunay katungod usab nga makita ang file sa iyang mga kawani ug usbon ang dili husto nga kasayuran.
Mga kinahanglanon sa seguridad alang sa file
Gawas pa niini, importante nga tagdon nga ang AVG nagpahamtang sa mga kinahanglanon sa digital o papel nga pagtipig sa mga file sa personel. Isip usa ka amo, obligado ka nga mohimo ug mga lakang aron mapanalipdan ang privacy sa empleyado. Ang file kinahanglan nga mapanalipdan batok sa cybercrime, dili awtorisado nga pag-access, pagbag-o o pagtangtang.
- Panahon sa pagpadayon sa file sa kawani
Ang AVG nag-ingon nga ang personal nga datos mahimong tipigan sa limitado nga panahon. Ang ubang mga datos gipailalom sa usa ka statutory retention period. Alang sa ubang mga datos, ang amo gikinahanglan nga magtakda og mga limitasyon sa panahon para sa pagwagtang o matag karon nga pagrepaso sa katukma sa datos. Ang AVG nag-ingon nga ang makatarunganon nga mga lakang kinahanglan buhaton aron masiguro nga ang dili tukma nga datos gitipigan sa file.
Gusto nga mahibal-an ang dugang bahin sa mga yugto sa pagpadayon sa file sa kawani? Unya basaha ang among blog mga panahon sa pagpadayon sa file sa empleyado.
Nakab-ot ba sa imong personnel file ang mga kinahanglanon nga gilista sa ibabaw? Unya ang mga kahigayonan mao ang AVG compliant.
Kung, pagkahuman sa pagbasa niini nga blog, aduna ka pay mga pangutana bahin sa file sa kawani o bahin sa AVG, palihug kontaka kami. Amua mga abogado sa panarbaho malipay sa pagtabang kanimo!
